RSVP voor GDPR: laat privacy je event marketing niet in de weg staan

Lorenz van Gool

Het organiseren van events draagt bij aan een succesvolle marketingmix. Voor evenementen geldt ook dat je persoonlijke data verzamelt – helemaal als je leads aan het verzamelen bent, dus moet je voldoen aan de GDPR of AVG. Voorkom verrassingen en zorg ervoor dat je zonder hoofdbrekens je event kan organiseren.

Als een bezoeker zich aanmeldt is dat hét moment om hem of haar duidelijk te informeren over de impact van het verzamelen van hun persoonsgegevens.

De oude manier van werken ging meestal als volgt: men meldt zich aan met een e-mailadres en dat adres werd vervolgens gebruikt om meerdere soorten mails naar die persoon te sturen, zoals nieuwsbrieven van de organisators of sponsoren. Vanaf 25 mei, wanneer de GDPR van kracht gaat, moet je voor elk van die aparte mails toestemming vragen.

1. Aanmelding voor event

Zorg dus voor een duidelijke opt-in voor andere berichten dan de aanmeldings- en herinneringsmail. Denk aan een pop-up met opt-ins voor:

  • Overige events van dezelfde organisator
  • Herinneringen voor hetzelfde event, maar een latere editie
  • Berichten ontvangen van sponsoren
  • De nieuwsbrief van de event-organisator

Verwijs in deze pop-up ook naar een privacy policy waarin staat wat er gedaan wordt met de data in elk van de gevallen.

2. Gegevens voedselallergieën en -restricties

Het vastleggen van voorkeuren van eten of drinken valt ook onder de regels van de GDPR. Want op het moment dat je iemand vraagt informatie over allergieën of restricties te verstrekken, verwerk je persoonsgegevens. Denk aan een lunch op het event waar iemand een glutenallergie heeft, of aan een partnerdiner waar iemand die vanwege zijn of haar geloofsovertuiging alleen halal mag eten.

Sterker nog, dit zijn ‘bijzondere persoonsgegevens’ waar de huidige Wbp erg streng in is. ‘Bijzondere persoonsgegevens’ zijn gevoelige gegevens die iets zeggen over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, seksuele leven en gezondheid (maar ook lidmaatschap van een vakbond en strafrechtelijk verleden). Het verwerken en gebruiken van deze data mochten sowieso niet onder de Wbp.

Moet je dan voor sommige mensen een enorme effort maken van een uitzondering? Of hebben deze mensen simpelweg pech? Het antwoord op beide vragen is gelukkig ‘nee’.

Het verwerken van deze data is namelijk wel verboden, tenzij de wetgeving daar een uitzonderingen op heeft. Een arts bijvoorbeeld kan zonder zo’n uitzondering nooit zijn werk doen.

Bij de GDPR is het echter nog niet duidelijk hoe dit ingevuld gaat worden, dat komt doordat de GDPR op een aantal punten ruimte voor landen biedt om zelf de regels nader te bepalen. Ook in Nederland is dit het geval. De uitzonderingen worden vastgesteld in de Uitvoeringswet AVG. Het is echter nog niet bekend wanneer deze wet wordt aangenomen. (Het voorstel ligt d.d. 10 januari nog bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.)

Tot die tijd geldt dus dat verwerking van deze gegevens alleen is toegestaan “met het oog op een zwaarwegend algemeen belang.”

Als evenementorganisator moet je dit nog even afwachten, maar je kan er wel al gif op innemen dat je deze bijzondere persoonsgegevens in een verwerkingsregister moet bijhouden. Ook zegt je boerenverstand dat je deze gegevens wel mag verwerken, want het is in het belang van de persoon zelf dat deze informatie correct is, zeker in het geval van een allergie.

3. Leads verzamelen

Wordt leads verzamelen voor, tijdens en na een event onder de GDPR lastiger? Ja en nee. Ja – omdat je niet meer zomaar e-mails van aanmelders aan je nieuwsbrief kan toevoegen (of ontvangen visitekaartjes daarvoor gebruikt). Nee – omdat je door de verordening op meer originele en meer waardevolle manieren leads aan het verzamelen zult zijn, zodat je zeker weet dat bezoekers van je event toestemming hebben gegeven om benaderd te worden. Schrijf bijvoorbeeld een recap van het evenement met waardevolle learnings van sprekers, en laat mensen die downloaden als ze hun e-mail hebben achtergelaten.

Verzamel leads als een moderne B2B-marketeer, ook op events