Vijf tips voor een optimale samenwerking (tussen vormgever en opdrachtgever)
Goede vormgeving heeft een zekere vanzelfsprekendheid. Dat geldt niet altijd voor de totstandkoming ervan. Aan een puik eindresultaat gaat vaak veel overleg met verschillende versies vooraf. Dat komt omdat de vormgever steeds iets oplevert wat niet (helemaal) strookt met het beeld dat de opdrachtgever in zijn hoofd heeft. Hoe optimaliseer je de samenwerking met jouw vormgever zodat je krijgt wat je wil hebben?
Om goed met vormgevers te kunnen communiceren, moet je eerst begrijpen hoe ze denken. Het zijn in eerste plaats creatieve geesten die meer in beelden dan in bijvoorbeeld getallen of woorden denken. Ze zijn nieuwsgierig naar de wereld rondom hen heen en ze zuigen alle beeldtaal in de publieke ruimte als een spons in zich op. Een vormgever verwerkt deze beelden onbewust en de kans is groot dat hij een bepaalde uiting als inspiratiebron gebruikt voor een nieuwe opdracht.
Het merendeel van de vormgevers werkt met opdrachtgevers die iets visueels in hun hoofd hebben, maar zelf niet de skills hebben om dat te maken. Daarom moet een opdrachtgever tegen een vormgever vertellen wat hij wil hebben. Dat blijkt in de praktijk vaak een lastig en tijdrovend traject te zijn. Pas na veel overleg en verschillende versies lukt het de vormgever iets te presenteren waar de opdrachtgever mee akkoord gaat.
De communicatie tussen een opdrachtgever en vormgever kan dus best wel een uitdaging zijn. Met de vijf tips van Splend vergroot je de kans dat jouw vormgever in kortere tijd iets maakt waar jouw organisatie blij mee is.
1 Maak je vraag concreet
Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker voor de briefing voor jouw vormgever, zodat hij of zij weet wat de verwachtingen zijn. Voor een vormgever moet het in de eerste plaats duidelijk zijn met wat voor soort organisatie hij te maken heeft. Heb je als bedrijf een informele of formele bedrijfscultuur? Hoe communiceert de organisatie met haar doelgroep? Hoe ziet de huidige beeldtaal van de organisatie eruit? Daarnaast wil de vormgever ook weten welke boodschap je wilt uitdragen en wie de doelgroep is. Met deze informatie in het achterhoofd is het voor een vormgever duidelijk binnen welke kaders hij moet gaan werken.
Natuurlijk kun je de vraag nog verder concretiseren. Laat hem weten welk gevoel het ontwerp moet oproepen en laat eerder gemaakte ontwerpen zien. Natuurlijk kun je ook een ontwerp laten zien dat je toevallig ergens hebt gespot en die de visuele uitstraling heeft die je zoekt. Ook voor opmaak van teksten is het belangrijk dat de vormgever duidelijk heeft wat de bedoeling is. Wat is de titel, wat zijn de (tussen)koppen en welke lettertypes worden gebruikt? Ook ander grafisch materiaal zoals grafieken, tabellen of foto’s moeten bij de vormgever worden aangeleverd. Voor een briefing geldt: hoe concreter, hoe beter. Dit geeft de vormgever sturing voor de juiste richting. Een vormgever met de woorden “maak maar wat moois” het bos in sturen, levert nooit een goed resultaat op.
Overigens zal een vormgever niet alle elementen uit de briefing verwerken. De uitstraling en de huisstijl vormen voor de vormgever de basis bij het uitwerken van nieuwe ideeën. Als niet alle wensen uit de briefing terugkomen in het eindresultaat wil dat niet zeggen dat de vormgever hieraan geen aandacht heeft besteed. Alle onderdelen uit de briefing geven uiteindelijk richting aan het eindresultaat. Eigenlijk lever je nooit te veel ideeën aan.
Een vormgever moet wel de ruimte hebben om kritiek te kunnen leveren op de briefing. Hij moet vrij zijn om vragen te kunnen stellen als iets niet duidelijk is of niet te realiseren is met de beschikbare tijd of budget.
2 Neem je tijd
Vaak is vormgeving het ondergeschoven kindje. Het team heeft hard gewerkt om tekst te maken voor een campagne, whitepaper of event. Maar de tijd dringt en het moet snel af. Dan ontbreekt al snel de tijd die nodig is voor een mooie vormgeving. Het team denkt al snel: de vormgever kan het in een uurtje of twee wel opleuken en daarna zetten we het online. Om tijd te besparen, krijgt de vormgever de tekst zonder briefing aangeleverd.
Zomaar een kale tekst zonder uitleg met een korte deadline naar een vormgever sturen werkt averechts. Een goede vormgever komt juist in zo’n situatie met een heleboel vragen. Laat daar nu echt geen tijd voor zijn. De vragen van de vormgever wekken juist irritatie op.
“Het moet er gewoon mooi uitzien en het moet snel af.” Vergeet niet dat jullie dit beiden voor ogen hebben. Alleen moet de vormgever natuurlijk wel weten wanneer iets in de smaak valt.
Om een goed eindresultaat met een vormgever te bereiken, is het noodzakelijk om tijd in te plannen voor overleg. Het uur dat organisaties investeren in overleg verdient zichzelf terug in een bevredigend eindresultaat dat veel sneller tot stand komt. Eindeloos heen en weer mailen van voorbeelden, schetsen en correcties is een buitengewoon inefficiënte manier van werken.
3 Spreek elkaars taal
Het is belangrijk dat opdrachtgever en vormgever elkaars taal spreken. Vage briefings in de trant van “het moet net dat beetje extra krijgen, we missen nog een beetje magic in het ontwerp” doen het eindresultaat geen goed. De vormgever gaat met de beste wil van de wereld met deze instructies aan de slag, maar de kans dat hij iets oplevert wat tot tevredenheid stemt, is uiterst klein.
Maak ook duidelijke afspraken over het gebruikte stockbeeld. Goed stockbeeld kost geld. Stel de vormgever in de gelegenheid om met een bepaald budget goede beelden te zoeken. Het gebruik van gratis stockbeeld is eigenlijk nooit aan te raden. Het gebruik van deze gratis beelden zorgt voor een goedkope uitstraling. Doordat ze door andere organisaties al vele malen eerder zijn gebruikt, maken ze een overbekende indruk. De beelden missen daardoor authenticiteit. Daarom het is gebruik van een commerciële aanbieder zoals Shutterstock wel aan te raden. De beelden zijn hier van hoge kwaliteit en vanwege de ruime keus is de kans een stuk kleiner dat een bepaald beeld door een ander Nederlands bedrijf reeds is gebruikt. Je kunt natuurlijk ook eigen beelden creëren, maar daarvoor moet je weer een professionele fotograaf inhuren.
Geef context. Een vormgever moet zich kunnen verplaatsen in de opdrachtgever en hun klanten. Wat voor cultuur heeft de organisatie? Wie is de doelgroep en hoe gebruiken ze de product of dienst? Wat zijn de gebruikte vaktermen? Nodig de vormgever uit voor een sessie waarin hij meer over de organisatie komt te weten. Dat kost natuurlijk tijd en geld, maar je zult zien dat dit het eindresultaat ten goede komt.
Wat is het doel van de uiting die de vormgever gaat maken? Gaat het uitsluitend om het oproepen van een goed gevoel waarbij het onthouden van de bedrijfs- of productnaam centraal staat? Of gaat het om het overbrengen van feitelijke informatie over het product of de dienst? Vaak wil je de ontvanger bewegen tot een bepaald actie – ook wel de call to action geheten – denk aan het aanvragen van meer informatie, het doen van een bestelling of het abonneren op een nieuwsbrief. In dat soort gevallen moet de visuele uiting aanzetten tot een concrete actie. De visual mag dan wat meer in your face en opvallender zijn. Met informatie over het doel van de communicatie in het achterhoofd is de vormgever in staat om met een beter resultaat te komen.
Zoals gezegd: voor de briefing voor een vormgever geldt, hoe concreter, hoe beter. Laat de vormgever niet zelf bedenken wat zo’n beetje belangrijk is bij het beeld. Laat de vormgever ook niet tussen de regels door lezen, want daardoor ontstaan misverstanden en dat zorgt voor onnodige vertraging bij het vormgeven.
4 Versiebeheer
Versiebeheer is ook iets waarmee je rekening moet houden als je samenwerkt met een vormgever. Je kent ze vast wel. Bestanden die zijn opgeslagen met titels als: whitepaper_cloudsecurity_def_v2_final1. Zorg samen voor een eenduidig versiebeheer. Voorkom dat betrokken personen commentaar op verschillende versies van het bestand geven. Dat zorgt voor verwarring en onnodige fouten.
In de praktijk beoordelen vaak meerdere personen binnen een organisatie het beeld van een vormgever. Het is slim om alle input voor verbetering via één persoon te laten lopen. Deze fungeert als gatekeeper en kan alle input stroomlijnen. Zo voorkom je dat de vormgever tegenstrijdige verzoeken ontvangt.
Tegenwoordig kun je heel gemakkelijk via de cloud samenwerken. Het voordeel is dat alle deelnemers toegang hebben tot het laatste resultaat. Populaire clouddiensten in dit verband zijn Google Drive, Dropbox, Box.com en Microsoft OneDrive. Het voordeel is dat deze clouddiensten met elk willekeurig apparaat of besturingssysteem te gebruiken zijn. Vanwege de heftige concurrentie tussen deze cloudaanbieders zijn de prijzen van deze diensten ook nog eens zeer laag.
5 Wees eerlijk
Eerlijke en constructieve feedback is een belangrijk onderdeel om tot een goed eindresultaat te komen. Is een eindresultaat niet naar wens, laat het dan weten. Geef ook duidelijk aan waarom het eindresultaat niet goed is. Gaat het om een verkeerd lettertype, onjuist beeld of andere zaken die niet naar wens zijn?
Overigens moet de vormgever ook alle mogelijkheden hebben om feedback te geven. Hij moet zich vrij voelen om te kunnen zeggen wat hij niet goed vindt in het ontwerp. Het kan soms best moeilijk zijn om eerlijk te zeggen dat je iets niet zo mooi vindt. Het voelt of je iemands werk afkraakt of erger, of je hem of haar afwijst. Dat is natuurlijk niet zo. Jullie moeten samen verder. Vormgeving is nu eenmaal een kwestie van smaak, soms vind je iets mooi en soms niet. Zolang je je mening kunt onderbouwen doe je niets verkeerd.
Aan de slag met een vormgever
Een sterk merk verdient een sterke vormgeving. Wij verzorgen zowel de inhoud als de vormgeving. Of het nu gaat om een logo, website, direct e-mails, een ebook of een geprint rapport. Ben jij opzoek naar een vormgever die dit uit handen neemt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden.
