Hoe organiseer je een succesvol webinar?

De laatste maanden zijn we gedwongen om events, netwerkbijeenkomsten en presentaties van offline naar online te verplaatsen. Webinars zijn een steeds populairdere contentvorm onder marketeers en vormen nu een goed alternatief voor offline bijeenkomsten. Zo sta je toch in verbinding met je doelgroep.

Waarom een webinar?

  • Thought leadership: Met een webinar kan je eenvoudig producten of diensten toelichten, een thema bespreken of je expertise en kennis overbrengen. Met een succesvol webinar help je dus je klanten/leads en creëer je waarde.
  • Online zichtbaarheid vergroten: Door middel van interessante webinars passend bij de doelgroep zorg je ervoor dat je je online zichtbaarheid vergroot. Afhankelijk van de gekozen techniek, kun je een grote grote groep (internationale) deelnemers bereiken.
  • Lead generatie: Het is een effectieve manier voor het genereren van online leads. Uit onderzoek van GoToWebinar blijkt dat mensen eerder geneigd zijn om hun gegevens achter te laten voor een webinar dan voor andere soorten content.
  • Interactie: Via een webinar is directe interactie met de doelgroep mogelijk. Deelnemers kunnen bijvoorbeeld via chat vragen stellen, communiceren met elkaar of deelnemen aan een quiz etc.

Wanneer je een webinar organiseert, zijn er 3 verschillende fases waar je doorheen gaat: opstartfase, live webinar en follow-up. In deze blog laten we zien waar je op moet letten bij het organiseren van een geslaagd webinar.

Opstartfase

Het onderwerp, de doelgroep en het doel
Bepaal het onderwerp, de doelgroep en het doel. Dit zijn de belangrijkste aspecten van een webinar. Over welk onderwerp wil je spreken? Jouw onderwerp moet inspelen op de informatiebehoefte van de doelgroep. Ga dus goed na voor welke doelgroep het webinar is en of zij op dit onderwerp zitten te wachten. Zorg dat je meerwaarde creëert voor de doelgroep, zodat zij zich willen inschrijven voor jouw webinar. Bedenk van tevoren ook wat jouw doel is met het webinar en wat je ermee wilt bereiken. Wil je mensen informeren of activeren?

Bepaal datum en tijd
Je hebt het onderwerp, de doelgroep en het doel in kaart gebracht. Dan is het nu tijd om de datum en tijd te kiezen. Houd rekening met andere webinars, events of feestdagen die voor de doelgroep belangrijk zijn. Plan een webinar ruim (minstens 4 weken) van tevoren. Deze tijd heb je echt nodig om je webinar te promoten en voldoende aanmeldingen binnen te krijgen.

Kies de juiste webinar software en techniek
Het aanbod aan webinar software is divers. Ze verschillen allemaal in gebruik, de mogelijkheid voor interactie, mogelijkheid voor opname, taal, privacy settings, het maximaal aantal deelnemers, prijzen en ga zo maar door. Daarom is het van belang om van te voren na te denken welke software je wilt gaan gebruiken en welke eigenschappen passen bij jouw wensen. Kijk ook of je alle benodigde techniek in huis hebt en of dit naar behoren werkt. Soms heb je voldoende aan een laptop. Maar met een microfoon en echte videocamera, heb je beter beeld en geluid.

Promotie
Het wordt tijd om je doelgroep te benaderen. Zo ga je te werk:

  • Maak op je website een landingspage voor je webinar met het programma en een duidelijk aanmeldformulier of link naar de webinar software of Eventbrite. Verwijs vanaf verschillende relevante pagina’s naar deze landingpage, waaronder de homepage.
  • Stuur een mail naar je nieuwsbrief subscribers. Mensen die zich hebben aangemeld voor je nieuwsbrief hebben interesse in je bedrijf. Grote kans dus dat ze ook interesse hebben in je webinar!
  • Een goede e-mailflow is ook van belang voor je webinar. Denk aan een eerste invite, bevestigingsmail, reminder mail, een tot morgen mail en ná het webinar nog een follow-up mail. Een reminder mail stuur je naar mensen die zich na de eerste invite niet hebben aangemeld. Je triggert ze dan nog met een tweede e-mail. Een tot morgen mail stuur je een dag voor je webinar, zodat de mensen die zich hebben aangemeld nog een herinnering krijgen. Zet hier direct de juiste inloggegevens in.
  • Promoot je webinar op de social media kanalen waar jouw doelgroep actief is. Is je netwerk niet groot genoeg? Kies er dan voor om je webinar te promoten door middel van advertenties. Wellicht kunnen (media)partners je webinar ook promoten.
  • Vraag collega’s om persoonlijke uitnodigingen te sturen via e-mail en/of vraag of zij het social media bericht ook plaatsen op hun favoriete social media kanalen. Tot slot kun je het webinar plaatsen in de e-mail handtekening van al jouw collega’s.

Goede voorbereiding op het programma
Maak een presentatie als dat nodig is en zorg voor een script. Oefen je verhaal, zodat je weet wat je wil vertellen en ook hoe lang je webinar precies duurt. Probeer een webinar maximaal 45 minuten te laten duren. Lukt het niet om jouw onderwerp in 45 minuten over te brengen? Geen probleem! Dan kan je een webinar opdelen in meerdere delen.

Moderator
We raden aan om te werken met een moderator. De moderator beantwoordt bijvoorbeeld vragen van de doelgroep via chat of speelt deze door aan de spreker tijdens het webinar zodat ze live kunnen worden besproken. Op deze manier verloopt de interactie met deelnemers soepel.

Live webinar

Testen
Zorg ervoor dat je vlak voor je webinar helemaal klaar bent om live te gaan. Test van tevoren of de techniek het doet: webcam, camera, geluid, presentatie-slides etc. Heb je gastsprekers die vanaf een andere locatie inbellen? Zorg dan ook dat zij weten hoe de software werkt en dat hun laptop en microfoon het doen. Doe dit bijvoorbeeld 3 dagen van te voren. Je hebt dan nog genoeg tijd dingen te verbeteren. Tijdens het testen kun je direct een generale repetitie houden en het webinar voor een collega presenteren.

Start op tijd
Geef de deelnemers de tijd om zich rustig aan te kunnen sluiten. Start je webinar bijvoorbeeld 10 minuten van te voren en laat een welkomstscherm zien, begin zelf op tijd met je presentatie.

Neem je webinar op
Neem een webinar altijd op. Als je een webinar later wilt aanbieden aan de mensen die het webinar niet konden bijwonen maar zich wel hadden geregistreerd, dan kan dat. Of je zet de opname vanaf nu iedere maand live en gebruikt het als lead generatie.

Follow-up

Bedank de deelnemers voor hun aanwezigheid, bijvoorbeeld door middel van een follow-up e-mail. Zet hier de belangrijkste learnings van het webinar in . Je kunt het webinar nogmaals on-demand (opname) aanbieden zodat deelnemers e.e.a. rustig kunnen terugkijken. Zijn er mensen die zich hebben aangemeld maar niet bij het webinar aanwezig waren? Stuur hen dan ook een mail (‘’jammer dat je er niet was’’) met de belangrijkste learnings uit het webinar en deel de opname ook met hen. Dit zorgt weer voor extra leads.

Een webinar is een contentvorm waar je met je contentstrategie op door kan gaan. Zorg na afloop voor passende content. Denk aan een inhoudelijke whitepaper, een diepgaand ebook of blog. Zo begeleid je leads door de sales funnel en dat is wat je wilt bereiken!

Aan de slag

Heb je vragen of heb je hulp nodig bij de content, promotie of techniek voor je webinar? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag verder. Splend heeft alles onder één dak voor het organiseren van een succesvol webinar. Benieuwd naar wat wij doen? Je leest het hier.

Payam Khalifa

Payam Khalifa

Jr. Marketeer