De berichten over het coronavirus vliegen je om de oren. Niet alleen gaat het over onze gezondheid, er zijn ook legio berichten over een naderende recessie en zelfs wat dat betekent voor het marketingvak. Bedrijven gaan knippen in marketingbudgetten en zullen meer gaan werken met freelancers of bureaus. En er zullen ongetwijfeld marketingactiviteiten worden uitgesteld.
Nu ken ik de slagen van de zweep. Ik weet wat er gebeurt tijdens recessie. Vaak is een recessie geen goed nieuws voor marketeers. Maar laten we niet op de zaken vooruit lopen. Er is nog geen recessie. Toch vallen er al wel klappen in het marketingveld. Wat dacht je bijvoorbeeld van de impact van het coronavirus op eventmarketing?
Geannuleerde of uitgestelde events
Bedrijven annuleren het ene na het andere event en in het gunstige geval verschuiven ze de bijeenkomst naar een latere datum. Dat is voor B2B-bedrijven een zware dobber. Juist in de B2B-markt – waar sales cycles soms lang zijn – zijn events goud waard. Hier leer je nieuwe mensen kennen en kun je tijdens een gemoedelijk drankje vertellen waar je voor staat. Of waar je naar op zoek bent. Klikt het, dan praat je volgende week verder. Bedrijven die in maart, april en mei van dit jaar een event hebben gepland of als sponsor elders aanwezig zijn, zien deze kans aan hun neus voorbij gaan.
Doorgaan, uitstellen of helemaal geen event?
De overheid riep op om zo veel mogelijk thuis te blijven. Daardoor zijn evenementen in het bedrijfsleven geannuleerd tot in elk geval 6 april. Dat betekent nogal wat voor grote beurzen en hun sponsoren. Het betekent ook iets voor kleinere seminars of netwerkborrels. Juist daar zijn veel vragen over. Zeker als het evenement in april, mei of juni zal plaatsvinden. Gaan we stug door met marketinguitingen, stellen we uit of annuleren we het evenement? Wat is wijsheid in dit verband?
Of gewoon doen alsof er niets aan de hand is…
Wanneer je na 6 april iets organiseert, staat tot nu toe niets je in de weg om dit ook door te laten gaan. Maar wat zegt doorgaan met eventmarketing over jouw merk als je ondanks de inmiddels gezaaide angst toch mensen uitnodigt voor een event? Kom je dan over als heel positief en optimistisch? Of lijkt het wat naïef en heb je weinig op met de gezondheid van je medewerkers en relaties?
Niet alleen het event zelf is een marketingtool om nieuwe mensen te leren kennen en leads te werven. Ook de weg daarnaartoe draagt daaraan bij. Iedere uiting of uitnodiging die je verstuurt, zegt iets over jouw bedrijf. Een e-mailuitnodiging met daarin een early bird korting en het verzoek je snel in te schrijven voor jullie event of sessie in mei, kan nu averechts werken.
Ook het aantal bezoekers is een onderwerp om over na te denken. Stel, je werkt nu aan een event dat nu nog ver weg lijkt, laten we zeggen eind juni. Dan ben je in de maanden maart, april en mei waarschijnlijk druk bezig met het versturen van uitnodigingen. Een deel van je doelgroep zal nu even niet zo veel zin hebben om zich alvast te registreren. Ze willen nog even aanzien hoe het loopt. Daarna vergeten ze de uitnodiging. Hoe werkt een mogelijk lagere opkomst door in je reputatie? Wat zeggen sprekers en sponsoren na afloop als je niet het gewenste aantal bezoekers hebt bereikt?
Check je contracten en verzekering
Helemaal niet reageren en het zijn beloop laten gaan is geen optie. Gaandeweg ga je vragen krijgen van sprekers, sponsoren of bezoekers. En ook jij moet weten wat je rechten zijn als eventorganisator wanneer je straks toch besluit uit te stellen of te annuleren. Heb je een verzekering die kosten kan dekken? Wat zegt het contract met de eventlocatie? Vaak mag je twee of drie maanden van te voren nog wijzigingen aanbrengen in bijvoorbeeld de datum. Maar kan dat enkele weken voor de eventdatum ook nog? Of betaal je dan sowieso het volle pond? Zijn er contracten met sponsoren, inhuur van techniek of externe sprekers waarin iets staat over annuleringsvoorwaarden? Kun je catering tijdig afbestellen?
Onderzoek de kosten
Onderzoek alle opties voor je een besluit neemt over het event. Bekijk de richtlijnen van de overheid en bedenk wat de consequenties zijn van respectievelijk doorgaan, uitstellen of zelfs annuleren. Ik doel dan op de daadwerkelijke uitgaven voor het event. Dus je locatie, drukwerk, je stand en de catering. Heb je dat in kaart? Denk dan ook na over de kosten voor de toekomst.
Voor eventorganisatoren, sponsoren en zelfs voor sprekers resulteert het uitstellen of annuleren van een event mogelijk in toekomstige zakelijke verliezen. Juist tijdens events deel je kennis, werk je aan je naamsbekendheid en zoek je verbinding met de doelgroep. De contacten die je nu opdoet, besluiten ergens in de zomer (of later) of zij zaken met je willen doen. Nu de eerste events van dit jaar in het water dreigen te vallen, verlies je ook een aantal vroege touchpoints met je doelgroep. Dat kan de snelheid uit je sales pijplijn halen. Uitstellen of annuleren betekent dus niet alleen een deuk in je marketingbudget, het kan ook effect hebben op jullie verkoopcijfers aan het einde van dit jaar.
Dus wat nu te doen?
Als je je verzekering en kosten in kaart hebt en je hebt een idee wat doorgaan, uitstellen of annuleren doet met jullie reputatie, dan is het zinvol om ook nog even betrokken partners, sponsoren en sprekers te raadplegen. Zien zij het nog zitten? Of willen zij liever iets anders? Wat doet doorgaan, uitstellen of annuleren met hun reputatie? Kom dan met een goed plan en communiceer duidelijk over je besluit. Het liefst inclusief informatie over de komende editie of zelfs een nieuwe datum.
In de komende weken is het aan te raden niet te veel nadruk te leggen op events. Alleen al een uitnodiging kan verkeerd vallen. Zelfs als het event eind april (of daarna) plaatsvindt. In plaats daarvan kun je nu beter meer tijd besteden aan online marketing activiteiten. Denk aan een webinar, extra content (wellicht door je sprekers het woord te geven in mooie blogs of whitepapers), zet in op direct e-mail of combineer deze drie. Zet extra in op Google Ads of advertenties in LinkedIn. Of vul je contentkalender met mooie artikelen voor later. Zorg dat je doelgroep jouw content kan vinden en dat ze ergens hun gegevens achter kunnen laten. Bijvoorbeeld door zich te registreren, een trial aan te vragen of door iets te downloaden. Je kunt die mensen door sales laten benaderen of later uitnodigen voor het uitgestelde of een nieuw event. Zo heb heb je toch verbinding met je doelgroep en vul je tegelijk de pijplijn met leads voor sales.
Benieuwd hoe wij online marketing aanpakken? Bekijk onze marketing automation aanpak.
